Excel EXCEL VLOOKUP : مائیکروسوفٹ ایکسل میں وی لُک اپ فنکشن کا استعمال

[Doctor]

Tag : Pulsing Style Animated User Banner

دوستو! آج میں آپ کو بتاؤں گا کہ ایکسل فائل میں کام کرتے ہوئے کسی ڈاٹا بیس کی ویلیوز کو اُسی فائل کی کسی دوسری شیٹ یا کسی دوسری فائل میں کیسے کال کیا جاتا ہے ، اس کام کے لئے ہم جس فنکشن کو استعمال کرتے ہیں اُسے VLOOKUPکہتے ہیں

سب سے پہلے آپ کے پاس ایک ایکسل شیٹ میں ماسٹر ڈاٹا موجود ہونا چاہئے میں نے ایک سامپل ڈاٹا تیار کیا ہے جو کہ ذیل امیج میں شو ہو رہا ہے



اب اس ماسٹر ڈاٹا شیٹ میں موجود کوئی بھی ویلیو میں کسی دوسری شیٹ میں ڈسپلے کرواؤں گا اس مقصد کے لئے میں VLOOKUP فنکشن استعمال کروں گا آئیں دیکھتے ہیں کہ اوپری ریکارڈ کی کوئی بھی ویلیو کس طرح ڈسپلے کروائی جاسکتی ہے

اگر ہمیں کسی فرد کی بنیادی تفصیل پر مشتمل ڈاٹا شیٹ میں سے کچھ ڈسپلے کروانا ہے تو یہاں آپ دیکھیں گے کہ ہم نے ڈاٹا بیس میں ایک کالم آئی ڈی کا بنایا ہے، یہ اس لئے ضروری ہے کہ ایک نام کے ایک سے زیادہ افراد ہوسکتے ہیں اس لئے اپنے فارمولے کو آسان رکھنے کے لئے ہم بنیادی طور پر آئی ڈی نمبر استعمال کریں گے

اب ہم فی الحال اسی ایکسل فائل کی اگلی شیٹ میں ایک ٹیبل بنارہے ہیں جس میں ہم اوپری ڈاٹا شیٹ سے مختلف ویلوز کال کریں گے
نوٹ: ماسٹر ڈاٹا کا اُسی ایکسل فائل میں ہونا ضروری نہیں ماسٹر ڈاٹاشیٹ ایک الگ شیٹ بھی ہوسکتی ہے بلکہ آن لائن ایکسس والی کوئی ایکسل فائل بھی ہوسکتی ہے لیکن احتیاط یہ ہے کہ آپ نے فارمولے میں ریفرینس درست شامل کرنا ہے ورنہ فارمولہ کام نہیں کرے گا


اگلی شیٹ میں ہم ایک ڈمی ٹیبل بنارہے ہیں جس میں ہم صرف آئی ڈی نمبر تبدیل کرکے ماسٹر ڈاٹا بیس میں موجود ویلوز حاصل کرسکیں گے



اب یہ کس فارمولے کے تحت ہوگا یہ ہم اگلی پوسٹ میں تحریر کرتے ہیں

 

[Doctor]

ہم نے جو ماسٹر ڈاٹا شیٹ یا ڈاٹا بیس تیار کی ہے اس میں کسی بھی فرد کا مکمل ڈاٹا موجود ہوسکتا ہے لیکن ہم جس شیٹ میں ورکنگ کر رہے ہیں وہاں ہمیں صرف کچھ افراد کے بارے میں مخصوص تفصیل دینی ہے مثال کے طور پر ہم نے اپنی ورکنگ شیٹ میں صرف فرد کا نام، اس کا شہر اور موبائل نمبر دینا ہے (بنیادی طور پر یہ تھریڈ ہمارے دوست عقیل صاحب کے اس سوال کے جواب میں لکھا جارہا ہے اور ان کا بنیادی سوال کم و بیش یہی تھا)۔

اگر آپ اوپری تصویر میں دکھائے گئے ماسٹر ڈاٹا کا جائزہ لیں تو آپ دیکھیں گے کہ ٹیبل میں پہلا کالم آئی ڈی کا ہے، دوسرا کالم نام کا ہے، تیسرا ولدیت کا، چوتھا شہر کا اور پانچواں موبائل نمبر کا اسی طرح آپ اپنی ضرورت اور مرضی کے مطابق ڈاٹا بیس یا ماسٹر شیٹ تیار کرسکتے ہیں۔

اب ہمیں عقیل بھائی کی ریکوائرمنٹ کے مطابق نام اور شہر کا کالم درکار تھا میں نے اپنی شیٹ میں موبائل نمبر بھی شامل کردیا ہے

جیسا کہ میں نے پہلے بتایا تھا کہ اس مقصد کے لئے ہم VLOOKUPنامی فنکشن استعمال کریں گے تو آئیں دیکھتے ہیں کہ اس فنکشن کی کمانڈ کیسے اینٹر کی جائے گی۔

ماسٹر شیٹ میں پانچ کالم کے مقابلے میں ہماری ضرورت کی شیٹ میں تین کالم ہیں ، ہمارا فارمولا اس طرح کام کرے گا کہ جب ہم کسی فرد کی آئی ڈی ، آئی ڈی والے کالم میں لکھیں گے تو اس کی جو جو تفصیل ہمیں درکار ہوگی وہ فارمولے کی بدولت اگلے کالمز میں از خود ڈسپلے ہوں گی ۔ اگر ہم فارمولا نہیں لگائیں گے یا غلط فارمولا لگائیں گے تو کوئی تفصیل ڈسپلے نہیں ہوگی

میں نے جو ایکسل فائل اپلوڈ کی ہے اسکی شیٹ نمبر 1 ماسٹر شیٹ ہے اور شیٹ نمبر دو میں ہمیں اپنی ضرورت کے مطابق ڈاٹا ڈسپلے کروانا ہے، شیٹ نمبر 2 میں ہم صرف نام ، شہر اور موبائل نمبر ڈسپلے کروائیں گے جنکے کالم نمبر ماسٹر ڈاٹا کے مطابق بالترتیب 2، 4 اور 5 ہیں یہ یاد رکھنے والی ایک اہم بات ہےاور اسی کی بنیاد پر ہمارا ڈاٹا ڈسپلے ہونا ہے

سب سے پہلے آپ نے شیٹ نمبر 2 میں نام کے کالم میں یہ فارمولا لگانا ہے

=VLOOKUP(B4,Sheet1!B4:F10,2,FALSE)
​

یہاں اگر آپ دیکھیں تو سب سے پہلے VLOOKUPلکھا ہے اسکے بعد B4 لکھا گیا ہے یہ اُس سیل کا ریفرنس نمبر ہے جہاں آپ نے آئی ڈی نمبر لکھنا ہے فارمولا آئی ڈی نمبر کو ریڈ کرکے اسکے مطابق ڈاٹا کاپی کرے گا B4 کے بعد کامہ ہے اور اسکے بعد ایک رینج ہے، جو کہ ہماری ماسٹر ڈاٹا شیٹ کی ہے آپ کا ماسٹر ڈاٹا جتنا بھی بڑا ہوگا آپ نے اسکی رینج دینی ہے چاہے ایک ہی ایکسل فائل ہو چاہے کوئی الگ فائل ہو اسکے بعد کامہ لگایا گیا ہے اور اسکے بعد آپ دیکھ سکتے ہیں کہ ڈیجٹ 2 لکھا ہے جیسا کہ میں نے اوپر لکھا ہے کہ فرد کا نام ماسٹر شیٹ میں کالم نمبر 2 پر ہے یاد رکھنے کی بات یہ ہے کہ صرف یہی ایک ڈیجٹ ہر کالم میں تبدیل ہوگا باقی فارمولا اسی طرح رہے گا، اگر آپ ایکسل فائل کی شیٹ 2 میں اگلے کالم کا فارمولا دیکھیں تو وہاں باقی سارا فارمولا وہی ہے صرف 2 کی جگہ 4 لکھا ہے کیونکہ ماسٹر شیٹ میں شہر کا نام کالم نمبر 4 میں ہے اور اگلے کالم میں 2 کے بجائے 5 ہے کیونکہ موبائل نمبر ماسٹر شیٹ میں کالم 5 میں ہے، کالم نمبر کے بعد کامہ لگا کر آگے لفظ FALSE لکھا ہے یہاں یا تو TRUE آئے گا یافالس FALSE، اگر ٹرو لکھیں گے تو رزلٹ ملتا جُلتا ڈسپلے ہوگا اور اگر فالس لکھیں گے تو ایک سو فیصد مطلوبہ رزلٹ شو ہوگا اس لئے ہم یہاں فالس لکھیں گے۔

اب آپ مذکورہ بالا تفصیل کے مطابق ایک ڈمی ایکسل فائل تیار کریں اور بیان کردہ طریقے کے مطابق اس فارمولے کی پریکٹس کریں بطور سامپل میں اپنی ایکسل فائل بھی اپلوڈ کر رہا ہوں، کچھ سمجھ نہ آئے تو اس تھریڈ میں پوچھ لیں

امید ہے آپ لوگوں کو VLOOKUP فنکشن سمجھ آگیا ہوگا اگر مذید کچھ پوچھنا ہو تو میں حاضر ہوں


اب اجازت چاہتا ہوں

والسلام

 

[PakArt UrduLover]

بہت ہی معلوماتی تحریر کا اشتراک کیا ہے۔شکریہ

 

[S A B E E H]

 

[Doctor]

Themes : Pranto - Responsive HTML5 Education Template

بہت ہی معلوماتی تحریر کا اشتراک کیا ہے۔شکریہ

Tag : Pulsing Style Animated User Banner

 

[Doctor]

 

[aqeel]

ہم نے جو ماسٹر ڈاٹا شیٹ یا ڈاٹا بیس تیار کی ہے اس میں کسی بھی فرد کا مکمل ڈاٹا موجود ہوسکتا ہے لیکن ہم جس شیٹ میں ورکنگ کر رہے ہیں وہاں ہمیں صرف کچھ افراد کے بارے میں مخصوص تفصیل دینی ہے مثال کے طور پر ہم نے اپنی ورکنگ شیٹ میں صرف فرد کا نام، اس کا شہر اور موبائل نمبر دینا ہے (بنیادی طور پر یہ تھریڈ ہمارے دوست عقیل صاحب کے اس سوال کے جواب میں لکھا جارہا ہے اور ان کا بنیادی سوال کم و بیش یہی تھا)۔

اگر آپ اوپری تصویر میں دکھائے گئے ماسٹر ڈاٹا کا جائزہ لیں تو آپ دیکھیں گے کہ ٹیبل میں پہلا کالم آئی ڈی کا ہے، دوسرا کالم نام کا ہے، تیسرا ولدیت کا، چوتھا شہر کا اور پانچواں موبائل نمبر کا اسی طرح آپ اپنی ضرورت اور مرضی کے مطابق ڈاٹا بیس یا ماسٹر شیٹ تیار کرسکتے ہیں۔

اب ہمیں عقیل بھائی کی ریکوائرمنٹ کے مطابق نام اور شہر کا کالم درکار تھا میں نے اپنی شیٹ میں موبائل نمبر بھی شامل کردیا ہے

جیسا کہ میں نے پہلے بتایا تھا کہ اس مقصد کے لئے ہم VLOOKUPنامی فنکشن استعمال کریں گے تو آئیں دیکھتے ہیں کہ اس فنکشن کی کمانڈ کیسے اینٹر کی جائے گی۔

ماسٹر شیٹ میں پانچ کالم کے مقابلے میں ہماری ضرورت کی شیٹ میں تین کالم ہیں ، ہمارا فارمولا اس طرح کام کرے گا کہ جب ہم کسی فرد کی آئی ڈی ، آئی ڈی والے کالم میں لکھیں گے تو اس کی جو جو تفصیل ہمیں درکار ہوگی وہ فارمولے کی بدولت اگلے کالمز میں از خود ڈسپلے ہوں گی ۔ اگر ہم فارمولا نہیں لگائیں گے یا غلط فارمولا لگائیں گے تو کوئی تفصیل ڈسپلے نہیں ہوگی

میں نے جو ایکسل فائل اپلوڈ کی ہے اسکی شیٹ نمبر 1 ماسٹر شیٹ ہے اور شیٹ نمبر دو میں ہمیں اپنی ضرورت کے مطابق ڈاٹا ڈسپلے کروانا ہے، شیٹ نمبر 2 میں ہم صرف نام ، شہر اور موبائل نمبر ڈسپلے کروائیں گے جنکے کالم نمبر ماسٹر ڈاٹا کے مطابق بالترتیب 2، 4 اور 5 ہیں یہ یاد رکھنے والی ایک اہم بات ہےاور اسی کی بنیاد پر ہمارا ڈاٹا ڈسپلے ہونا ہے

سب سے پہلے آپ نے شیٹ نمبر 2 میں نام کے کالم میں یہ فارمولا لگانا ہے

=VLOOKUP(B4,Sheet1!B4:F10,2,FALSE)
View attachment 1750 ​

یہاں اگر آپ دیکھیں تو سب سے پہلے VLOOKUPلکھا ہے اسکے بعد B4 لکھا گیا ہے یہ اُس سیل کا ریفرنس نمبر ہے جہاں آپ نے آئی ڈی نمبر لکھنا ہے فارمولا آئی ڈی نمبر کو ریڈ کرکے اسکے مطابق ڈاٹا کاپی کرے گا B4 کے بعد کامہ ہے اور اسکے بعد ایک رینج ہے، جو کہ ہماری ماسٹر ڈاٹا شیٹ کی ہے آپ کا ماسٹر ڈاٹا جتنا بھی بڑا ہوگا آپ نے اسکی رینج دینی ہے چاہے ایک ہی ایکسل فائل ہو چاہے کوئی الگ فائل ہو اسکے بعد کامہ لگایا گیا ہے اور اسکے بعد آپ دیکھ سکتے ہیں کہ ڈیجٹ 2 لکھا ہے جیسا کہ میں نے اوپر لکھا ہے کہ فرد کا نام ماسٹر شیٹ میں کالم نمبر 2 پر ہے یاد رکھنے کی بات یہ ہے کہ صرف یہی ایک ڈیجٹ ہر کالم میں تبدیل ہوگا باقی فارمولا اسی طرح رہے گا، اگر آپ ایکسل فائل کی شیٹ 2 میں اگلے کالم کا فارمولا دیکھیں تو وہاں باقی سارا فارمولا وہی ہے صرف 2 کی جگہ 4 لکھا ہے کیونکہ ماسٹر شیٹ میں شہر کا نام کالم نمبر 4 میں ہے اور اگلے کالم میں 2 کے بجائے 5 ہے کیونکہ موبائل نمبر ماسٹر شیٹ میں کالم 5 میں ہے، کالم نمبر کے بعد کامہ لگا کر آگے لفظ FALSE لکھا ہے یہاں یا تو TRUE آئے گا یافالس FALSE، اگر ٹرو لکھیں گے تو رزلٹ ملتا جُلتا ڈسپلے ہوگا اور اگر فالس لکھیں گے تو ایک سو فیصد مطلوبہ رزلٹ شو ہوگا اس لئے ہم یہاں فالس لکھیں گے۔

اب آپ مذکورہ بالا تفصیل کے مطابق ایک ڈمی ایکسل فائل تیار کریں اور بیان کردہ طریقے کے مطابق اس فارمولے کی پریکٹس کریں بطور سامپل میں اپنی ایکسل فائل بھی اپلوڈ کر رہا ہوں، کچھ سمجھ نہ آئے تو اس تھریڈ میں پوچھ لیں

امید ہے آپ لوگوں کو VLOOKUP فنکشن سمجھ آگیا ہوگا اگر مذید کچھ پوچھنا ہو تو میں حاضر ہوں


اب اجازت چاہتا ہوں

والسلام

السلام علیکم حضرت آپ کا بہت شکریا شکریا،میں نے مشق کی ہے کامیاب ہو گیا ہے۔ایک چیز سمجھا دے کہ مجھے جو ٹیبل درکار ہے اس میں تقریبا 200 رو ہیں تو کیا ماسٹر شیٹ مجھے دو ہزار رو کی ہی بنانی پڑے گی یا اسکا کوءی شاٹ حل بھی ہے۔؟؟؟؟

 

[Doctor]

السلام علیکم حضرت آپ کا بہت شکریا شکریا،میں نے مشق کی ہے کامیاب ہو گیا ہے۔ایک چیز سمجھا دے کہ مجھے جو ٹیبل درکار ہے اس میں تقریبا 200 رو ہیں تو کیا ماسٹر شیٹ مجھے دو ہزار رو کی ہی بنانی پڑے گی یا اسکا کوءی شاٹ حل بھی ہے۔؟؟؟؟

وعلیکم السلام
عقیل بھائی ماسٹر شیٹ کا کوئی شارٹ کٹ نہیں ہے یہ تو ایک بار آپ کو ہمت کرکے بنانی ہی پڑے گی
بٹن دباکے

 

[aqeel]

وعلیکم السلام
عقیل بھائی ماسٹر شیٹ کا کوئی شارٹ کٹ نہیں ہے یہ تو ایک بار آپ کو ہمت کرکے بنانی ہی پڑے گی
بٹن دباکے

میرے پاس دو اہم سوال ہیں امید ہے ہ آپ تعاون فرمائیں گے۔
یہی کام جو آپ نے ابھی ویلوکپ سے سمجھایا ہے یہی کام اڈیکس فارمولا سے کیسے ہو گا؟ کیونکہ مجھے پتہ چلا ہے کہ انڈیکس ویلوکپ سے بہتر ہے؟؟؟
میرے پاس جو ماسٹر ٹیبل کچھ اسطرح کا ہے کہ

اب اسطرح کی صورتحال میں کیسے کام کیا جائے گا۔

 

[Doctor]

Themes : Pranto - Responsive HTML5 Education Template

وی لُک اپ اور انڈیکس فنکشن میں بنیادی فرق​
وی لُک اپ میں ایک ہی فنکشن میں سارا کام مکمل ہوتا ہے جبکہ انڈیکس فنکشن میں انڈیکس کے ساتھ ہی میچ فنکشن کو بھی شامل کرنا پڑتا ہے اس کے بغیر فنکشن کار آمد نہیں رہتا۔

وی لُک اپ میں ماسٹر ڈاٹا کی سلیکشن ایک ہی بار کی جاتی ہے جبکہ انڈیکس میچ فنکشن میں ماسٹر ڈاٹا کے الگ الگ کالمز کو کو ایک بار انڈیکس اور ایک بار میچ فنکشن میں منتخب کرنا پڑتا ہے۔

وی لُک اپ میں ماسٹر ڈاٹا کو ایک ہی بار سلیکٹ کرکے کسی بھی کالم کی ویلیو حاصل کرسکتے ہیں جبکہ انڈیکس میچ فنکشن میں جس کالم کی ویلیو درکار ہو اُسی کو منتخب کرنا پڑتا ہے۔

ایک ساتھ دو فنکشن استعمال کرنے کی وجہ سے انڈیکس میچ فنکشن بہت زیادہ ماہر افراد کے لئے الجھن کا باعث بنتا ہے اور اپنے آسان استعمال کی وجہ سے وی لُک اپ فنکشن ماہرین کے ساتھ ساتھ عام یوزرز کے لئے بھی آسان رہتا ہے۔

یہاں تک تو وی لُک اپ انڈیکس سے بہتر ہے اب بات کرتے ہیں انڈیکس فنکشن کے اُن پوائنٹس کی جو وی لُک اپ سے بہتر ہیں۔
​

اگر آپ کو ماسٹر ڈاٹا شیٹ میں کوئی بنیادی تبدیلی کرنی پڑجائے کہ کسی کالم کا اضافہ یا کمی کردیں تو اس صورت میں وی لُک اپ فنکشن کا فارمولہ اپڈیٹ کرنا پڑے گا جبکہ انڈیکس فنکشن اس تبدیلی کو ایڈجسٹ کرلے گا، لیکن ماسٹر ڈاٹا شیٹ میں کالمز کا اضافہ یا کمی ڈاٹا کنٹرول کے بنیادی اصول کے خلاف ہے ڈاٹا بیس بن جانے کے بعد اس قسم کی تبدیلی عام طور پر نہیں کی جاتی۔

ایک اور فرق جو کہ انڈیکس میچ فنکشن کو وی لُک اپ سے بہتر بناتا ہے وہ یہ ہے کہ انڈیکس میچ فنکشن میں کیونکہ کالم اور رو کے نام استعمال ہوتے ہیں تو وہ دائیں اور بائیں کہیں سے بھی ویلیو حاصل کرسکتا ہے جبکہ وی لُک اپ میں کالم نمبر استعمال ہونے کی وجہ سے وہ کالم نمبر ایک سے کم یعنی صفر اور منفی ایک یا منفی دو کالم کا انتخاب نہیں کرسکتا۔

یہ چند موٹی موٹی خوبیاں اور خامیاں ہیں جو کہ وی لُک اپ اور انڈیکس فنکشن کے مابین پائی جاتی ہیں اگر ہم ان تمام صفات کا بغور جائزہ لیں تو ہمیں یہ اندازہ لگانے میں مشکل نہیں ہونی چاہئے اور میرا اپنا خیال بھی یہ ہے کہ وی لُک اپ فنکشن عام یوزرز کے لئے انڈیکس میچ فنکشن سے زیادہ آسان ہے ، البتہ ماہراستعمال کنندگان کو انڈیکس میچ فنکشن استعمال کرنے میں کوئی خاص دقت نہیں ہوتی ۔

Tag : Pulsing Style Animated User Banner

 

[Doctor]

یہی کام جو آپ نے ابھی ویلوکپ سے سمجھایا ہے یہی کام اڈیکس فارمولا سے کیسے ہو گا؟ کیونکہ مجھے پتہ چلا ہے کہ انڈیکس ویلوکپ سے بہتر ہے؟؟؟

اس سوال کا جواب اوپر والی پوسٹ میں دے دیا ہے اور ساتھ ہی اپنا خیال بھی بتادیا ہے کہ میرا نہیں خیال کہ عام افراد کے لئے انڈیکس میچ فنکشن وی لُک اپ سے زیادہ آسان ہے اس لئے میں آپ کوانڈیکس میچ فنکشن سے احتراز کرنے کا مشورہ دوں گا

 

[Doctor]

میرے پاس جو ماسٹر ٹیبل کچھ اسطرح کا ہے کہ

اب اسطرح کی صورتحال میں کیسے کام کیا جائے گا۔

یہاں جو رزلٹ آپ حاصل کر رہے ہیں وہ آپ کے ماسٹر ڈاٹا میں ہی شو نہیں ہورہے

پہلی لائن میں ڈاٹا میں 382 اور غالباً لوکیشن میں other لکھا ہے تو اس صورت میں آپ رزلٹ میں قریشی کیسے حاصل کرسکتے ہیں؟

 

[aqeel]

بہت بہت شکریا اللہ آپکو اجر سے نوازیں مزید ان شاء اللہ آپ سے سیکھتے رہے گے۔

 

[Abu Dujana]

زبردست ڈاکٹر پاجی۔۔۔ وی لک اپ کو بہت اچھے طریقے سے واضح کیا ہے۔ جزاک اللہ

 

[Doctor]

Themes : Pranto - Responsive HTML5 Education Template

بہت بہت شکریا اللہ آپکو اجر سے نوازیں مزید ان شاء اللہ آپ سے سیکھتے رہے گے۔

Tag : Pulsing Style Animated User Banner

 

[Doctor]

زبردست ڈاکٹر پاجی۔۔۔ وی لک اپ کو بہت اچھے طریقے سے واضح کیا ہے۔ جزاک اللہ